К списку

Оптимизируем бизнес процессы!

19.04.2017
Автор: Николаев Владислав Валериевич, директор ООО «Системы менеджмента»

Никто не будет отрицать важности бизнес планирования, разработки бизнес стратегии для создания успешного и системного бизнеса. Несмотря на это, в ряде случаев происходит так, что стратегия разработана, действия по воплощению ее в жизнь компании продуманы, а плановые показатели не достигнуты. Возможно, причина неработоспособности скрывается ниже, в процедурном уровне управления компанией?оптимизация бизнес процессов

Важно обсудить целесообразность работы по описанию, моделированию и оптимизации бизнес – процессов.

Имея опыт сотрудничества с многими компаниями, достаточно часто приходилось встречать ситуацию, когда CEO уделяет огромное внимание созданию бизнес — планов, тратят миллионы на написание стратегии и учетных политик, привлекают сверх дорогие аудиторские компании. В результате: томы бумаги исписаны, мероприятия для внедрения запланированы, и ресурсы потрачены.

Но когда наступает момент внедрения написанного, а также необходимость заниматься рутинной работой по налаживанию процесса управления, а также детального описания бизнес — процессов, CEO и ряд основных руководителей, страдали от скуки предпочитая творить «высокие материи».

К сожалению, хоть это и закономерно, но спустя несколько лет данные компании или теряют свои лидерские позиции или перестают существовать.

Давайте рассмотрим необходимость в выполнении работ по оптимизации и описанию бизнес процессов.

В целом, не просто сказать, что можно четко определить момент, с которого необходимо регламентировать бизнес процессы. До определенного момента в развитии бизнеса организация может обойтись без описаний процессов, однако, вне сомнения, этот момент приближается при:

Соответственно, наступает момент, когда ТОП менеджмент обнаруживает, что:

Тогда, наступает момент и имеет смысл заняться оптимизацией и описанием основных процессов компании. В большинстве случаев работу по оптимизации процессов мы рекомендуем осуществить, не ожидая появления вышеописанных проблем. Катализатором может быть глобальные изменения в организационной структуре, текущей деятельности и начале работ по внедрению ERP системы.

Не существует единого и правильного метода решения задачи по оптимизации и описанию процессов, мы делимся опытом который используем на практике в ряде проектов и он показал свою эффективность.

Рекомендуем начать с:

Определение метода и инструмента для описания бизнес — процессов

Большинство компаний тратят огромные усилия для выбора инструмента для описания процессов, во многих покупая дорогое программное обеспечение с целью выполнения данных работ.  Выбор дорогого инструмента для описания процессов с целью последующей автоматизации имел важное значение до того момента пока основные учетные системы (ERP) не добавили блок «Бизнес — процессы» в свой основной функционал.  Соответственно, на данном этапе рекомендуем:

В любом случае выбор инструмента остается за Клиентом и необходимо выбрать наиболее удобный в дальнейшем использовании инструмент.

Модели описания бизнес — процессов «AS IS – как есть» и «TO BE – как должно быть»

Стандартная методология, которая используется при оптимизации бизнес – процессов состоит из этапов:

оптимизация бизнес процессовВ ряде случаев Клиентам не ясна целесообразность работ в описании бизнес процессов в формате «AS IS – как есть». Руководство Клиентов ожидает, что консультанты сразу дадут готовые решения, которые смогут «оживить» бизнес – процесс. К сожалению это не так.

Для того, чтобы создать эффективно работающие бизнес процессы, консультанту необходимо понять «узкие места» существующих, определить нагрузку на персонал, внимательно проанализировать прохождение документации.

Часть проектов, при выполнении оптимизации бизнес – процессов выполнялась нашими специалистами без описания в формате «Как есть», но эти проекты были с глобальной перестройкой бизнес – процессов, перераспределением функций и задач внутри коллектива.

Бизнес — процессы и их оптимизация

Прежде чем оптимизировать бизнес процессы, необходимо определить критерии данной оптимизации. Наиболее верно исходить из Стратегии развития бизнеса в целом, а также от наличия «узких мест» при работе данного процесса.

Например, критериями оптимизации могут быть скорость, эффективность, стоимость, объем, качество пр.

Для разных бизнесов или же бизнесов работающих на разные целевые сегменты критерии оптимизации могут кардинально отличаться.

Внедрение решений

оптимизация бизнес процессовИсходя из опыта, одним из самых сложных этапов оптимизации является — внедрение. Оптимально, если внедрение сопровождается автоматизацией бизнес – процессов и у персонала не остается выбора, программа не позволяет ему работать в другом формате.

Настоятельно рекомендуем процесс внедрения сопровождать с локальным обучением персонала.

Также, немаловажным фактором является четкое планирование и контроль процесса внедрения, назначение и мотивация ответственного персонала.

Актуализация бизнес процессов

С течением времени бизнес – процессы устаревают и требуется внесение в них корректировок. С целью поддержания актуализации, необходимо периодически, не реже одного раз в год их пересматривать и вносить корректировки. В компаниях сертифицированных по стандарту ISO 9001 :2015, хорошим методом является пересмотр документов во время проведения внутренних аудитов.

Выполнив описанные выше действия, Вы сможете создать эффективный инструмент для качественного управления бизнесом.

Специалисты ООО «Системы менеджмента» специализируются на описании и оптимизации бизнес — процессов и могут оказать консалтинговое сопровождение проекта в Вашей компании.

Обращайтесь в нашу компанию, и мы подготовим детальное коммерческое предложение с указанием стоимости, сроков и план – графика работ.